Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

FIDEL360 ("nosotros", "nuestro" o "la Plataforma") se compromete a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales de nuestros usuarios. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos su información personal en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia) y el Decreto 1377 de 2013.

Este documento se complementa con los Términos de Servicio, que regulan el uso de la plataforma, y con la Política de Reembolso, que regula las cancelaciones, el derecho de retracto y las devoluciones de dinero.

2. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma es:

INFINYTO AI S.A.S. es la sociedad titular y operadora de la plataforma FIDEL360. La sigla FIDEL 360 está inscrita en el registro mercantil a nombre de esta misma sociedad, según consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Pereira. En consecuencia, las expresiones FIDEL360, Fidel 360 y FIDEL 360 empleadas en este documento, en el sitio web, en las aplicaciones móviles y de escritorio, y ante proveedores y plataformas de terceros, se refieren a una misma persona jurídica: INFINYTO AI S.A.S. La representación legal de la sociedad está a cargo de Marlly Faisuri Castaño Giraldo.

2.1 Datos Cargados por las Firmas Contratantes: FIDEL360 como Encargado

FIDEL360 es una plataforma de gestión jurídica que presta servicios a firmas y despachos de abogados ("firmas contratantes"). Respecto de la información que las firmas contratantes cargan, capturan o gestionan en la plataforma sobre sus propios clientes, contrapartes, reclamantes, contactos y demás terceros (expedientes, documentos, formularios, contactos de CRM, grabaciones, transcripciones e historias clínicas y demás documentos médicos cargados para análisis, que pueden contener datos sensibles de salud), FIDEL360 actúa como Encargado del Tratamiento y el Responsable del Tratamiento es la firma contratante que recolectó la información.

En consecuencia, frente a dicha información FIDEL360:

• La trata únicamente por cuenta y según las instrucciones de la firma contratante.
• No la utiliza para fines propios, comerciales ni publicitarios.
• Le aplica las mismas medidas de seguridad descritas en esta política.
• La suprime o la devuelve a la firma contratante al terminar el servicio, en los plazos descritos en la sección 7.2.

Si usted es cliente o contacto de una firma que utiliza FIDEL360 y desea ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, debe dirigir su solicitud a dicha firma, que es la responsable del tratamiento. Si recibimos su solicitud directamente, la remitiremos a la firma correspondiente y colaboraremos con ella para atenderla.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se entenderá por:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Dato Sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

4. Principios del Tratamiento

FIDEL360 aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la ley colombiana vigente.
• Finalidad: Los datos se tratan para propósitos legítimos, informados al titular.
• Libertad: El tratamiento solo procede con autorización previa del titular.
• Veracidad: La información debe ser veraz, completa y actualizada.
• Transparencia: El titular puede conocer la existencia del tratamiento en cualquier momento.
• Acceso y Circulación Restringida: Los datos solo son accesibles a personas autorizadas.
• Seguridad: Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Los datos se tratan de forma reservada.

5. Datos que Recolectamos

5.1 Datos de Identificación

• Nombre completo
• Documento de identidad
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Dirección
• Información profesional (tarjeta profesional de abogado)

5.2 Datos de Uso del Servicio

• Información de acceso (fecha, hora, IP)
• Actividad en la plataforma
• Procesos judiciales gestionados
• Documentos almacenados
• Preferencias de usuario

5.3 Datos de Pago

• Información de facturación
• Historial de transacciones
• Método de pago (procesado por terceros autorizados)

5.4 Datos Recolectados a Través de la Aplicación Móvil

Cuando usted utiliza la aplicación móvil de FIDEL360 y lo autoriza expresamente mediante los permisos del sistema operativo, podemos recolectar:

• Cámara: fotografías que usted tome dentro de la aplicación para adjuntar documentos y soportes a los expedientes. La cámara solo se activa cuando usted la usa; nunca en segundo plano.
• Micrófono: grabaciones de voz que usted inicie voluntariamente para enviar notas de voz en las conversaciones del CRM. La aplicación muestra un indicador visible mientras graba y usted puede detener o descartar la grabación en cualquier momento.
• Galería de fotos: imágenes y archivos que usted seleccione para adjuntarlos a expedientes o comunicaciones.
• Contactos: solo cuando usted elige a una persona de su agenda para invitarla a una reunión, se toman el nombre, el teléfono y el correo de ese único contacto y se guardan en la reunión de su firma. El resto de su agenda no se lee ni se envía.
• Archivos (Fidel Drive): si usted lo activa, la aplicación muestra los documentos de su firma dentro de la app Archivos de iOS mediante una extensión de solo lectura. Los archivos se descargan a su dispositivo bajo su sesión; no se copian a otros servicios ni se comparten con terceros.
• Token de notificaciones: un identificador del dispositivo emitido por Apple o Google, usado exclusivamente para enviarle notificaciones del servicio.

6. Finalidades del Tratamiento

Sus datos personales serán utilizados para:

1. Prestar los servicios de gestión jurídica contratados.
2. Crear y administrar su cuenta de usuario.
3. Procesar pagos y facturación.
4. Enviar notificaciones relacionadas con el servicio (actuaciones judiciales, vencimientos, tareas).
5. Brindar soporte técnico y atención al cliente.
6. Mejorar nuestros productos y servicios.
7. Enviar comunicaciones comerciales (con su consentimiento previo).
8. Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
9. Prevenir fraudes y actividades ilícitas.
10. Realizar análisis estadísticos y de uso (datos anonimizados).

7. Derechos del Titular

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer: Acceder a sus datos personales que hemos recopilado.
• Actualizar: Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Rectificar: Corregir información errónea.
• Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios.
• Revocar: Retirar la autorización para el tratamiento.
• Oponerse: Rechazar el tratamiento para ciertas finalidades.
• Portabilidad: Solicitar copia de sus datos en formato estructurado.

7.1 Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede enviar una solicitud a info@fidel360.com indicando:

1. Nombre completo y documento de identidad.
2. Descripción clara del derecho que desea ejercer.
3. Dirección de correo electrónico para respuesta.
4. Documentos que soporten la solicitud (si aplica).

Responderemos su solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

Si lo que desea es la eliminación de sus datos, incluidos los obtenidos a través de las plataformas de Meta (WhatsApp, Facebook e Instagram), el procedimiento detallado, con lo que se elimina en cada caso y los plazos aplicables, está en nuestra página de Eliminación de Datos.

7.2 Plazos de Retención y Supresión de Datos

Conservamos sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario:

• Datos de cuenta y perfil: mientras la relación contractual con la firma contratante esté vigente. Al terminar el servicio, los datos quedan disponibles para descarga durante treinta (30) días y luego se suprimen de los sistemas activos.
• Expedientes, documentos y contenido de usuario: mientras el servicio esté vigente o hasta que el usuario autorizado los elimine desde la plataforma.
• Grabaciones de audio y transcripciones: hasta que el usuario las elimine desde la plataforma (la eliminación borra el audio original, el texto y los archivos generados) o hasta la terminación del servicio.
• Registros de acceso y actividad: hasta doce (12) meses, con fines de seguridad y auditoría.
• Copias de respaldo: los respaldos automáticos se rotan y eliminan en un ciclo máximo de treinta (30) días.
• Información de facturación: durante los términos exigidos por la normatividad tributaria y comercial colombiana.

Adicionalmente, usted puede solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento mediante el procedimiento descrito en la sección 7.1, y la atenderemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

8. Medidas de Seguridad

FIDEL360 implementa las siguientes medidas para proteger sus datos:

8.1 Medidas Técnicas

• Cifrado AES-256 para datos en reposo.
• Cifrado TLS/SSL para datos en tránsito.
• Almacenamiento seguro en Amazon Web Services (AWS S3).
• Autenticación mediante tokens JWT.
• Encriptación de contraseñas con bcrypt.
• Respaldos automáticos diarios.
• Monitoreo continuo de seguridad.

8.2 Medidas Organizativas

• Acceso restringido basado en roles.
• Auditoría de acciones de usuarios.
• Políticas internas de seguridad de la información.
• Capacitación del personal en protección de datos.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

9. Transferencia de Datos

FIDEL360 puede compartir sus datos personales con terceros en las siguientes circunstancias:

• Proveedores de servicios: Empresas que nos ayudan a operar la plataforma (AWS, Google Cloud, pasarelas de pago).
• Obligaciones legales: Cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente.
• Protección de derechos: Para proteger nuestros derechos, seguridad o propiedad.
• Con su consentimiento: Cuando usted autorice expresamente la transferencia.

Todos nuestros proveedores están obligados a cumplir con estándares de protección de datos equivalentes a los establecidos en esta política.

9.1 Proveedores de Inteligencia Artificial

Algunas funciones de FIDEL360 utilizan servicios de inteligencia artificial de terceros. Estas funciones solo se activan por acción expresa del usuario y, al usarlas, el contenido estrictamente necesario se comparte con el proveedor para su procesamiento:

• Transcripciones: cuando usted graba o sube un audio o video para transcribir, el archivo se envía a proveedores de reconocimiento de voz e inteligencia artificial para convertirlo a texto y, si usted lo solicita, identificar intervinientes, generar resúmenes y mapas conceptuales.
• Asistente Ángela: cuando usted consulta al asistente, sus mensajes y el contexto necesario para responder se procesan mediante modelos de lenguaje de terceros.
• Firma electrónica con verificación de identidad: cuando un documento se envía a firma, los datos del firmante se comparten con un proveedor especializado de verificación biométrica de identidad, únicamente para validar quién firma y generar la evidencia del acto. Esta verificación es distinta del desbloqueo biométrico del dispositivo descrito en la sección 5.4.
• Comunicaciones certificadas: los envíos de WhatsApp certificado y correo electrónico certificado se procesan a través de proveedores de certificación, que reciben el contenido del envío para emitir la constancia de entrega.

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y están obligados contractualmente a proteger la información con estándares equivalentes a esta política. FIDEL360 contrata estos servicios en su capa empresarial y los configura para que la información enviada no sea utilizada para entrenar los modelos de inteligencia artificial de los proveedores ni conservada más allá del procesamiento solicitado. FIDEL360 no vende ni cede sus datos a terceros con fines publicitarios.

10. Datos de Google Calendar

La conexión con Google Calendar es opcional y la inicia siempre el usuario desde el módulo de Calendario de la plataforma, autorizando el acceso con su propia cuenta de Google.

10.1 Alcances Solicitados y para Qué se Usan

FIDEL360 solicita únicamente dos permisos de la API de Google Calendar:

• Lectura del calendario (calendar.readonly): para mostrar dentro del sistema los eventos existentes del usuario y evitar que se agenden audiencias, reuniones o diligencias sobre franjas ya ocupadas.
• Gestión de eventos (calendar.events): para crear en el calendario del usuario los eventos originados en FIDEL360, como audiencias, vencimientos y recordatorios, y para actualizarlos o eliminarlos cuando cambian o se cancelan dentro de la plataforma.

FIDEL360 no solicita ni recibe acceso a Gmail, a Google Drive, a los contactos ni a ningún otro servicio de Google.

10.2 Uso Limitado

El uso que FIDEL360 hace de la información recibida de las APIs de Google se adhiere a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular, los datos de su calendario:

• No se venden.
• No se usan para publicidad ni para segmentación.
• No se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.
• No se transfieren a terceros, salvo lo estrictamente necesario para operar la sincronización, cumplir la ley o atender un requerimiento de autoridad competente.
• Ningún ser humano los lee, salvo con su consentimiento explícito, por razones de seguridad, para resolver un incidente de soporte que usted mismo haya reportado, o por obligación legal.

10.3 Almacenamiento de los Tokens

Los tokens de acceso y de actualización emitidos por Google se almacenan cifrados con AES-256-GCM, con una clave derivada de forma independiente para cada organización, dentro de la base de datos exclusiva de esa organización. Los eventos sincronizados se conservan mientras la conexión permanezca activa.

10.4 Cómo Desconectar y Qué se Elimina

Los eventos que ya existan en su calendario de Google permanecen en su cuenta, bajo su control; los eventos creados dentro de FIDEL360 permanecen en la plataforma como parte de la información de la firma. Si desea además la eliminación de los datos ya sincronizados, puede solicitarlo conforme a nuestra página de Eliminación de Datos.

11. Datos de las Plataformas de Meta (WhatsApp, Facebook e Instagram)

FIDEL360 permite que cada firma contratante conecte sus propios canales de mensajería de Meta (WhatsApp Business, Facebook Messenger e Instagram) para atender desde la plataforma las conversaciones con sus clientes y con quienes se comunican con ella. La conexión la inicia siempre la firma, desde el módulo Canales de su propio espacio de trabajo, autorizando el acceso con su cuenta de Meta. FIDEL360 no accede a ninguna cuenta, página o número que la firma no haya autorizado expresamente, y no accede a cuentas personales de Facebook o Instagram de sus usuarios.

FIDEL360 es una plataforma independiente. No está afiliada a Meta Platforms, Inc. ni patrocinada por ella.

11.1 Información que Recibimos de Meta

Cuando una firma conecta sus canales, FIDEL360 recibe únicamente lo necesario para operar la mensajería:

• De Facebook: la lista de páginas que la persona autorizante administra, con su nombre e identificador; los tokens de acceso de las páginas conectadas; los mensajes enviados y recibidos por Messenger en esas páginas, incluidos texto y archivos adjuntos; y el nombre público, el identificador y la foto de perfil de la persona que escribe, junto con la fecha y el estado de cada mensaje.
• De Instagram: la cuenta profesional de Instagram vinculada a la página conectada, con su nombre de usuario, identificador y foto de perfil; y los mensajes directos enviados y recibidos en esa cuenta, incluidos texto y archivos adjuntos, con el nombre de usuario y la foto de perfil de quien escribe.
• De WhatsApp Business: la cuenta empresarial y los números de teléfono que la firma haya autorizado; el número de teléfono y el nombre de perfil de quien escribe; el contenido de los mensajes enviados y recibidos, incluidos texto, imágenes, audio, video y documentos; los estados de envío, entrega y lectura; y las plantillas de mensaje de la firma con su estado de aprobación.

11.2 Para Qué Usamos esa Información

Exclusivamente para prestar el servicio contratado por la firma:

• Mostrar las conversaciones de todos los canales en un tablero único dentro del espacio de trabajo de la firma.
• Permitir que el equipo de la firma lea y responda esos mensajes desde la plataforma.
• Asignar conversaciones a miembros del equipo y registrar el histórico en la ficha del contacto correspondiente.
• Enviar plantillas y notificaciones que la firma haya configurado.
• Cuando la firma activa expresamente esa función, permitir que un asistente de inteligencia artificial redacte o envíe respuestas dentro de la misma conversación, conforme a la sección 9.1 de esta política.

11.3 Lo que No Hacemos con esa Información

• No la vendemos ni la cedemos a terceros.
• No la usamos para publicidad, segmentación ni medición publicitaria.
• No la usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.
• No la compartimos entre firmas: cada firma contratante opera sobre una base de datos independiente y no puede ver los canales, contactos ni conversaciones de otra.
• No construimos perfiles de personas con fines distintos de la atención de la conversación.
• No accedemos al contenido de las conversaciones, salvo por solicitud expresa de la firma para soporte técnico, por razones de seguridad o por obligación legal.

11.4 Responsabilidad sobre las Conversaciones

Respecto de los mensajes que las personas envían a una firma contratante, esa firma es el Responsable del Tratamiento y FIDEL360 actúa como Encargado, en los términos de la sección 2.1. Si usted escribió por WhatsApp, Messenger o Instagram a un despacho que utiliza FIDEL360 y desea conocer, actualizar o suprimir sus datos, puede dirigir su solicitud a ese despacho o a nosotros, y la tramitaremos conforme a la sección 11.6.

11.5 Conservación, Almacenamiento y Seguridad

Los tokens de acceso entregados por Meta se almacenan cifrados en reposo, mediante cifrado autenticado con verificación de integridad HMAC-SHA256, dentro de la base de datos exclusiva de la firma contratante, y se renuevan automáticamente mientras la conexión permanezca activa. Las conversaciones y sus archivos adjuntos se conservan mientras el servicio de la firma esté vigente o hasta que un usuario autorizado los elimine desde la plataforma, y en todo caso conforme a los plazos de la sección 7.2. Al desconectar un canal, el token correspondiente se elimina y la plataforma deja de recibir mensajes de ese canal de forma inmediata.

11.6 Cómo Revocar el Acceso y Eliminar los Datos

Usted puede revocar el acceso en cualquier momento, por cualquiera de estas vías:

• Desde la plataforma, entrando al módulo Canales y pulsando Desconectar en el canal correspondiente.
• Desde su propia cuenta de Meta, retirando el acceso de la aplicación en la configuración de aplicaciones y herramientas empresariales de Facebook, en facebook.com/settings?tab=business_tools, o en el Administrador de WhatsApp para los canales de WhatsApp Business.
• Escribiendo a info@fidel360.com.

11.7 Cumplimiento de las Condiciones de Meta

El tratamiento de la información obtenida a través de las API de Meta se realiza conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta y a las Políticas para Desarrolladores de Meta, incluidas las obligaciones de limitación de finalidad, minimización de datos, seguridad y eliminación a solicitud del usuario.

12. Política de Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares, incluidas las herramientas de analítica (Google Analytics) y de medición publicitaria (Píxel de Meta) del sitio web, se rige por nuestra Política de Cookies, que tiene página propia. Allí encontrará qué cookies usamos, con qué finalidad, cuánto duran y cómo puede gestionarlas o eliminarlas desde su navegador.

13. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política o el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de:

13.1 Autoridad de Protección de Datos

Si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):

• Sitio Web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita: 01 8000 910165